Continu verbeteren is wat veel kwaliteitsmanagers bezig houdt. Vaak zijn het langlopende programma’s, maar deze 15 tips houden je scherp.
1. Weten wat de klant verwacht
Als je niet weet wat de klant verwacht, kun je niet verbeteren. Een open deur, maar in de praktijk een veel voorkomend probleem. De afdeling Commercie weet het vaak wel, maar de operationele afdelingen kennen alleen een service level agreement.
2. Kunnen herkennen van verspillingen
Elke keer blijkt het Lean gedachtegoed over de 8 verspillingen een eye-opener voor medewerkers te zijn om anders naar hun werk te kijken. Het kunnen herkennen moet dan nog wel gevolgd worden door het bespreekbaar maken van die verspillingen.
3. Voldoende tijd voor verbeteren
In veel bedrijven is het vaak druk. Iedereen snapt dat je tijd moet vinden voor verbeteren maar in de praktijk is dat heel lastig. Eenmaal op gang gekomen is continu verbeteren al snel mogelijk omdat het tijd bespaart.
4. Helder proces van continu verbeteren
Het helpt medewerkers als ze weten welke stappen ze moeten zetten om een idee kenbaar te maken en te realiseren. Het proces is een leidraad en geeft houvast.
5. Opvolging van ingebrachte ideeën
Stel dat iemand een idee heeft ingebracht en hij hoort daar verder niets over, dan is de kans heel klein dat hij nog een keer een idee inbrengt. Ook weer logisch maar in de waan van de dag komt dit nogal eens voor.
6. Transparante selectie van ideeën
Maak duidelijk waarom het ene idee wel wordt opgepakt en het andere (nog) niet. Als medewerkers hier geen duidelijkheid over krijgen maken ze hun eigen waarheid.
7. Heldere aanpak van een verbetering
Werken aan een geselecteerde verbetering is voor de meeste medewerkers nieuw. Zorg daarom voor een heldere aanpak van een verbetering en dat kan haast niet anders dan de PDCA-cirkel zijn.
8. De juiste mensen zitten in de verbeterteams
Zorg dat in het verbeterteam de juiste mensen zitten. Zorg bijvoorbeeld voor medewerkers van meerdere afdelingen. Dit bevordert de kwaliteit en het draagvlak.
Lees ook: Start de verbetermotor!
9. Cultuur van leren
Zorg voor een cultuur waar fouten besproken kunnen worden. Waar je mag leren. Waar openstaan voor feedback normaal is.
10. Zichtbaarheid van continu verbeteren
Continu verbeteren moet niet stilletjes in een achterkamertje plaatsvinden. Laat zien wat jullie doen; wat goed en wat fout gaat. Zo creëer je begrip voor continu verbeteren.
11. Een coachende stijl van leidinggeven
Misschien wel de lastigste: als manager word je niet geacht de verbeteringen zelf te realiseren. Jouw medewerkers gaan dit doen en jij gaat ze helpen. Als coach en dus niet door vertellen wat de oplossing is maar door de juiste vragen te stellen.
12. Succes boeken en vieren
Succes vieren zorgt voor waardering en vertrouwen. De slingers hoeven niet elke dag uit, maar een schouderklopje of een woord van waardering voor het team zorgt voor tevreden medewerkers die de volgende verbetering graag weer meedoen.
13. Samenwerken
Samenwerking in het verbeterteam is soms lastig als er bijvoorbeeld verschillende belangen zijn. Let hierop bij de samenstelling van het team en bij de begeleiding als coach van dit team.
14. Koppeling met de doelstellingen van de organisatie
Zorg voor een duidelijke relatie van een verbetersuggestie met de strategische doelen van jouw bedrijf. Directie vindt dit belangrijk maar uiteindelijk ook medewerkers.
15. Veel kleine stappen in plaats van enkele grote
Maak het klein en doe het vaak. Kleine verbeteracties leveren eerder resultaat op en blijken veel succesvoller te zijn dan grote projecten.
door: Willem Nooij, Continu Verbeteren expert bij VAViA, specialisten in Lean en Continu Verbeteren. Willem Nooij schreef ook het artikel ‘De voordeurbel als basis voor succes met continu verbeteren‘.
