Raamwerk voor ketenmanagement


Voor ketenmanagement is een goed raamwerk nodig dat toont waar in de keten verbeteringsslagen nodig zijn. Hoe kunnen organisaties zich voorbereiden? En hoe maken ze heldere afspraken over het resultaat, het proces en de kwaliteit van de samenwerking?

Om tot een ketenaanpak te komen, moet de organisatie ten minste 5 fasen doorlopen:

1. het probleem identificeren dat een ketenaanpak behoeft;
2. organisaties inventariseren die een zinvolle rol hierbij kunnen vervullen;
3. mogelijke ketenpartners selecteren;
4. relaties aanbrengen tussen de partners;
5. de keten managen en de processen in de keten afstemmen.

Eigen processen op orde

Bij het invullen van deze strategieën behoort een bepaalde mate van snelheid om in te kunnen spelen op de vragen van de klant.

Verder vereist het beheersen van de keten van processen ook een adequate beheersing van de eigen processen. Dus ketenmanagement als beheersdoelstelling is pas opportuun als de overige doelstellingen van de organisatie (zoals kostenmanagement of procesmanagement) toereikend zijn ingericht.

Aandachtsgebieden voor inrichten operationele processen


Als de ketenstrategie is opgesteld en duidelijk is wie met wie op welke wijze samenwerkt, begint het inrichten van de operationele processen.

Belangrijke aandachtspunten voor het afstemmen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn:

• het beschrijven van deze taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
• een ketenverantwoordelijke positioneren op een niveau waarop hij of zij beslissingen kan nemen over taken in relatie tot specifieke keten(s);
• 
zorgen voor een duidelijke overleg- en besluitvormingsstructuur;
• escalatielijnen ontwikkelen en vastleggen;
• 
goede coördinatiemechanismen ontwikkelen om zaken af te stemmen;
• 
periodieke ontmoetingen organiseren.

Gemeenschappelijke belangen

De uitdaging bij ketensamenwerking is het creëren van een basis voor gemeenschappelijke belangen. Dit vereist onder meer het kiezen en ontwikkelen van de juiste prestatie-indicatoren. De kunst daarbij is om die indicatoren te selecteren die enerzijds gekoppeld zijn aan de doelstellingen van de businessstrategie en die anderzijds een gemeenschappelijke factor vertegenwoordigen. De kracht zit daarbij in de eenvoud: hou ze helder, dan kan iedereen ze onthouden

.

De uitdaging bij ketensamenwerking is het creëren van een basis voor gemeenschappelijke belangen.

Let op overdrachtsmomenten

De meeste verspilling zit bij overdrachtsmomenten. Dus kijk niet alleen naar interne processen. Vaak leiden kleine aanpassingen in de keten al tot significante verbeteringen in de totale toegevoegde waarde.



Hef weerstanden op

Een essentiële voorwaarde om tot resultaten te komen, is de betrokkenheid en motivatie van het management. Weerstanden tegen de samenwerking kan men overwinnen door:

• vroegtijdige communicatie om onzekerheden weg te nemen;
• 
gezamenlijk definities vast te stellen en de vorm van samenwerken te kiezen;
• 
concrete gezamenlijke ambities te stellen;
• 
het uitvoeren van een cultuurscan om relationele aspecten in beeld te brengen;
• 
het opstellen van SWOT-analyses;
• 
het stimuleren van samenwerken door het organiseren van workshops en bijeenkomsten.

Leestip


Leren samenwerken tussen organisaties – Bouwen aan allianties, netwerken, ketens en partnerships

Edwin Kaats & Wilfrid Opheij