‘Data eenmalig vastleggen en meermaals gebruiken’. Dat staat in ieder handboek informatiemanagement. Toch zijn er maar weinig zorginstellingen die erin slagen dit te realiseren. Niet zo vreemd gezien het grote aantal verplichte registraties. Het Rode Kruis Ziekenhuis in Beverwijk werkt er hard aan om een deel van de registratiedruk te verschuiven van de werkvloer naar ICT.
Veel verplichte registraties in de zorg
Het ziekenhuis had nogal wat wensen toen in 2011 het EPD van Chipsoft werd geïmplementeerd. Judith Stamhuis, manager van het stafbureau Kwaliteit en Innovatie, vertelt: “Vroeger gebeurden veel van de verplichte registraties op papier. Dat betekende veelal dubbel werk, een hoge foutkans en geen real-time inzicht in hoe we het doen. Bij de implementatie van Chipsoft wilden we de verplichte registraties integraal onderdeel maken van het proces. Artsen en verpleegkundigen hoeven iets nog maar één keer vast te leggen en wij kunnen die data toch meermalig gebruiken. We wilden bovendien de informatie zoveel mogelijk real-time terugkoppelen.”
We wilden de verplichte registraties integraal onderdeel maken van het proces.
Kwaliteitsindicatoren definiëren
Logische wensen, maar hoe geef je dat in de praktijk vorm? Dat heeft nogal wat voeten in aarde, vertelt manager ICT Theo Jacobs. “We werken met het Chipsoft Basisdossier en maken geen gebruik van de specialistische dossiers. Dat heeft als voordeel dat medisch specialisten makkelijk in elkaars gegevens kunnen kijken. Maar het nadeel is dat er slechts weinig kwaliteitsindicatoren in zijn voorgedefinieerd. Je moet ze allemaal stuk voor stuk zelf erin programmeren.”
Zorgpad is uitgangspunt
Stamhuis en Jacobs wisten dat ze dat maatwerk alleen konden ontwikkelen in samenwerking met de medisch specialisten.
Het is een driehoek tussen medisch specialist, ICT en ons stafbureau Kwaliteit en Innovatie.
RKZ neemt bij de ontwikkeling van indicatoren het zorgpad als uitgangspunt. “Per zorgpad bekijken we met de betrokkenen wat we verplicht moeten meten en wat zorgverleners graag zelf willen weten. Zo komen we tot een lijst met indicatoren waar we op willen rapporteren.
Daarna kijken we: wie doet welke registratie? En hoe richten we het proces zo in dat registratie een logisch onderdeel wordt van het werk?
Neem bijvoorbeeld de time-out op de OK. We overleggen intensief met alle betrokkenen: waar willen we het vinkje zetten? En wie zet dat vinkje? Het is dus een gezamenlijk traject.”
Hoe ziet het kwaliteitsdashboard er uit?
Een ander belangrijk stukje van de puzzel zijn de dashboards: hoe moet een kwaliteitsdashboard er voor een specifiek zorgpad uitzien?
Welke informatie is belangrijk om direct te zien en welke informatie mag best onder een doorklik zitten?
Stamhuis weet als voormalig verpleegkundige hoe belangrijk de terugkoppeling van informatie aan de mensen op de werkvloer is: “Registratie werd in de tijd dat ik nog als verpleegkundige werkte mede als last ervaren omdat we er zelf geen profijt van hadden. Je legde van alles vast, maar kreeg geen terugkoppeling op hoe je het deed. Nu laten we via een dashboard real-time zien hoe het gaat. En dan wordt sturen op kwaliteit ineens een stuk leuker.
Stimulans om te verbeteren
Neem bijvoorbeeld de pijnscores. Sec vragen aan een patiënt hoeveel pijn hij heeft en dat cijfer in het EPD zetten, is geen leuke taak. Maar het wordt wél leuk als je real-time ziet dat de interventies die je doet succes hebben en dat de pijnscores van patiënten op jouw afdeling naar beneden gaan. Dat geeft een enorme stimulans om te verbeteren.”
Maatwerk voor iedere kwaliteitsindicator
Met alle eisen en wensen rond indicatoren, vastlegging en terugkoppeling van informatie gaat het team van Jacobs aan de slag. Zij ontwikkelen voor iedere indicator – RKZ kent er een kleine duizend – maatwerk in Chipsoft. Waar mogelijk automatiseren ze de invoer van gegevens. Jacobs geeft een voorbeeld. “We laten bijvoorbeeld onze bloeddrukmeters via Wi-Fi communiceren met het EPD. De informatie loopt rechtstreeks in de software, die hoef je niet meer handmatig in te voeren.”
Processen verbeteren
Het team is in 2012 begonnen met het ontwikkelen van de indicatoren, in 2014 was al het maatwerk gereed om via ‘een druk op de knop’ informatie per indicator te rapporteren. Maar de interpretatie daarvan blijft nog altijd handwerk. Sindsdien worden voortdurend verbeteringen doorgevoerd.
Het wordt leuk als je real-time ziet dat de interventies die je doet succes hebben.
Stamhuis: “Een query draaien is heel eenvoudig, maar je hebt altijd uitzonderingen die de cijfers vervuilen. Neem bijvoorbeeld mensen die op eigen verzoek een operatie uitstellen, omdat dat hen beter uitkomt. Dit vervuilt de cijfers over onze doorlooptijd. In eerste instantie moesten we deze gevallen er handmatig uit halen, nu kan degene die de operatiedatum inplant met een vinkje aangeven dat de operatie op verzoek van de patiënt later plaatsvindt, zodat die patiënt niet wordt meegerekend in de indicator over doorlooptijd.”
Tegemoet komen aan wensen van medisch specialisten
Naast deze procesmatige verbeteringen willen ICT en het stafbureau Kwaliteit en Innovatie beter aansluiten bij wensen van medisch specialisten. Stamhuis noemt de orthopeden als voorbeeld. “Zij gebruiken de DICA-normen om de kwaliteit van medische handelingen te meten. DICA heeft een website waar je data kunt uploaden. Nu voeren orthopeden die informatie nog handmatig in, maar we werken aan een koppeling zodat de informatie straks rechtstreeks vanuit onze database in die van DICA loopt.”
Registeren in landelijke database
Ook is er veel overleg met de andere twee Nederlandse brandwondencentra in Rotterdam en Groningen over de registraties betreffende de brandwondenzorg. Jacobs: “Wij ontwikkelen samen een centrale database waar we in registreren. Doel is om ook hier het handwerk grotendeels weg te automatiseren.”
Kwaliteit komt tot leven
De eenvoudige wijze van registratie en de dashboards hebben ervoor gezorgd dat kwaliteit in het RKZ is gaan leven.
We denken nu beter na over hoe we onze processen zo kunnen inrichten dat er meer oog is voor álle aspecten die samenhangen met kwaliteit.
Stamhuis: “De registratielast is niet minder geworden. Maar het mooie van de real-time terugkoppeling van informatie is dat we nu meer gesprekken voeren over de onderwerpen die écht van belang zijn. Medisch specialisten en verpleegkundigen zijn zich bewuster geworden van het onderwerp kwaliteit. We denken nu beter na over hoe we onze processen zo kunnen inrichten dat er meer oog is voor álle aspecten die samenhangen met kwaliteit.
Kwaliteit is geen papieren tijger meer, maar een onderdeel van ons dagelijks werk.”
Bron: ICT Zorg
Leestip: Leidt een kwaliteitssysteem tot betere kwaliteit van zorg?
