Versimpelen klinkt simpel. Maar hoe kom je nu van complex naar simpel? Hoe zorg je ervoor dat je geen last hebt van onnodig gedoe? Wat kun je precies doen als een project of plan niet van de grond komt of onderweg vastloopt?
Er zijn vijf manieren of invalshoeken om een project te versimpelen. Je kunt ze allemaal op ieder moment binnen een project gebruiken; er is geen voorgeschreven of beste volgorde. Wel zul je zien dat het van de complexiteit van een project en van je eigen ervaring met versimpelen afhangt, welke manier in welke situatie het handigst is. Soms kom je daar pas achter door verschillende manieren uit te proberen. Al doende leert men!
In het proces van versimpelen komen vijf kernvragen steeds weer terug. Deze vragen helpen je de essentie van een project constant voor ogen te houden. Ze houden je scherp als het gaat om de drijfveren (waarom), de resultaten (wat) en de middelen (hoe) binnen je project.
De vijf kernvragen
- Waarom doe je wat je doet?
- Wat heb je écht nodig?
- Wie heb je écht nodig?
- Wat heb je (nog) niet nodig?
- Hoe kom je aan de juiste Wat en Wie?
1. Waarom doe je wat je doet?
Met versimpelen probeer je constant terug te gaan naar de essentie van een project. Wat willen we bewerkstelligen? Waarom willen we dit? Wat is het belangrijkste? Of vanuit een organisatie: waarom doen we wat we doen? Wat is onze missie? Waartoe zijn we op aarde? Hoe complex een plan of project ook is, als je begrijpt wat de essentie ervan is, volgen de te zetten stappen daar vanzelf uit. Zo niet, dan is die essentie of het ultieme doel nog niet helder genoeg.
2. Wat heb je écht nodig?
Een logische vraag. Maar let op: het accentje op de e van écht is belangrijk bij versimpelen. Vaak is wat je denkt nodig te hebben namelijk niet hetzelfde als wat je écht nodig hebt. Enerzijds omdat je vanwege de gegroeide complexiteit van je project de essentie uit het oog verloren kunt zijn. Anderzijds omdat er vaak veel andere wegen zijn om je doel te bereiken die minder voor de hand liggen.
Vaak is wat je denkt nodig te hebben namelijk niet hetzelfde als wat je écht nodig hebt.
3. Wie heb je écht nodig?
Als je weet wat je nodig hebt, kun je zoeken naar wie je daarvoor nodig hebt. Wie kan je aan spullen helpen voor je project, wie heeft de benodigde expertise, van wie heb je toestemming nodig? Ook hier weer het accent op de e van écht, want de juiste persoon kan wel eens een ander zijn dan de meest voor de hand liggende persoon.
4. Wat heb je (nog) niet nodig?
Dit is een typische versimpelvraag die je nogmaals dwingt naar de essentie van je plan te kijken en de juiste prioriteiten te stellen, zodat je snel van idee naar actie kunt overgaan. Door deze vraag voorkom en verminder je complexiteit, omdat je bijzaken (tijdelijk) parkeert en er dus niet door wordt afgeleid.
Dit is een typische versimpelvraag die je nogmaals dwingt naar de essentie van je plan te kijken en de juiste prioriteiten te stellen.
5. Hoe kom je aan de juiste Wat en Wie?
Bij de vorige kernvragen hebben we anders naar de benodigde middelen voor een project gekeken. Nu proberen we die middelen anders en vooral simpeler en directer te bemachtigen. Vanwege sommige nieuwe trends in de samenleving is het aantal manieren om aan de juiste Wat en Wie voor een project te komen aanzienlijk vergroot. Via social media kun je van alles aan iedereen vragen, transparantie is de norm, netwerken spelen een grote rol en de ‘deeleconomie’ is in opkomst.
Bron: Versimpelen, Jan-Peter Bogers
Versimpelen. Projecten realiseren zonder gedoe
door Jan-Peter Bogers
Vakmedianet, Deventer 2014
